S’interroger sur l’externalisation du secrétariat est essentiel.

Avantages du secrétariat externalisé

Les avantages du secrétariat externalisé incluent plusieurs avantages pour les entreprises. 

• Un gain de temps et d’efficacité : un secrétariat externalisé peut prendre en charge la gestion de vos rendez-vous, et de vos appels de tout type, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre activité principale, à savoir la consultation des patients.
• Une meilleure organisation : le secrétariat externalisé peut vous aider à organiser vos rendez-vous et vos tâches plus efficacement, en fonction de votre disponibilité et des besoins spécifiques des personnes qui vous appellent.
• Une meilleure qualité de service : les télésecrétaires sont généralement bien formées, et sont en mesure de répondre aux questions et aux demandes des personnes de manière professionnelle tout en filtrant les appels.
• Une réduction des coûts : l’externalisation de la prise de rendez-vous peut vous permettre de réduire les coûts liés à l’embauche et à la formation d’un personnel de secrétariat.

Inconvénients du secrétariat externalisé

Bien sûr certains inconvénients existent dans l’externalisation des appels à une entreprise. En vous les appropriant, vous pouvez les surmonter sans avoir à les subir.

• Une crainte de perte de contrôle : en externalisant la prise d’appels, vous perdez un certain contrôle sur la gestion de vos rendez-vous. Vous devrez faire confiance au télésecrétariat pour prendre en charge cette tâche de manière professionnelle et efficace.
• Une crainte de perte de proximité : les secrétariats externalisés ne sont pas physiquement présentes dans votre cabinet. Cela peut entraîner une perte de proximité avec vos patients, qui peuvent ne pas se sentir aussi à l’aise de parler avec une télésecrétaire qu’avec un membre du personnel de votre cabinet ou entreprise qu’ils connaissent bien.
• Une crainte de perte de confidentialité : les informations que vous partagez avec le télésecrétariat, telles que les données personnelles de vos patients, peuvent être considérées comme confidentielles. Il est important de vous assurer que le télésecrétariat dispose de mesures de sécurité adéquates pour protéger ces informations.

Conseils pour surmonter les inconvénients de l’externalisation d’un secrétariat

• Choisissez un télésecrétariat qui soit fiable et expérimenté.
• Mettez en place des procédures claires pour la gestion des rendez-vous.
• Communiquez régulièrement avec le télésecrétariat pour vous assurer que vos besoins sont satisfaits.

En conclusion, l’externalisation de la prise d’appels peut être une solution efficace pour les médecins et entrepreneurs qui souhaitent gagner du temps et améliorer leur productivité. Cependant, il est important de peser les avantages et les inconvénients avant de prendre votre décision.

Critères pour choisir son prestataire de secrétariat externalisé

Le choix du prestataire de secrétariat externalisé doit se baser sur la qualité de service globale et la confiance qui se gagne au fil des mois, et bien sûr le tarif qui doit être adapté au travail fourni. 

Il est crucial de comparer les offres des entreprises de secrétariat externalisé pour évaluer l’adaptation du prestataire à vos besoins spécifiques. 

• Une disponibilité accrue : un télésecrétariat peut être disponible 24 h/24 et 7j/7, ce qui vous permet de prendre des rendez-vous avec vos clients ou patients à tout moment.
• Une flexibilité accrue : vous pouvez adapter les horaires d’ouverture du secrétariat à ceux de votre cabinet en fonction de vos besoins, sans avoir à vous soucier de la disponibilité de votre personnel de secrétariat.
• Une amélioration de la communication avec vos patients : le télésecrétariat peut vous aider à améliorer la communication avec vos patients, en leur fournissant des informations claires et concises sur leurs rendez-vous.

Vous devez vous assurer aussi que le télésecrétariat dispose d’une équipe de télésecrétaires expérimentées et compétentes, qui sont en mesure de répondre aux besoins de vos patients. 

Secrétariat téléphonique externalisé, les arguments pour faire son choix de façon éclairée

Les principaux éléments à prendre en compte lors du choix d’un télésecrétariat sont : 

• Les compétences et l’expérience des télésecrétaires
• Les horaires d’ouverture et de fermeture
• Les prix
• Les services proposés
• La formation des secrétaires

Il est recommandé de demander 2 devis aux entreprises avant de faire votre choix.

Contactez Passerelle Bretagne, votre entreprise de télésecrétariat !