Les rendez-vous non honorés, familièrement appelés « lapins », représentent un défi majeur pour les professionnels de santé. Ils perturbent l’organisation quotidienne, entraînent des pertes financières non négligeables, et peuvent même avoir un impact sur la qualité des soins prodigués aux patients.

Heureusement, le télésecrétariat téléphonique, associé à un système de gestion de rendez-vous en ligne performant comme Doctolib, offre une solution efficace pour réduire considérablement ce problème. Dans cet article, nous allons explorer en détail les trois principaux avantages de cette combinaison gagnante.

1. Optimisation de la gestion des rendez-vous

Un télésecrétariat médical externalisé prend en charge l’intégralité de la gestion de votre agenda, vous libérant ainsi d’une tâche chronophage et complexe. Les télésecrétaires, spécifiquement formées aux particularités du secteur médical, assurent la prise de rendez-vous, les confirmations, les rappels ainsi que la gestion des modifications ou annulations.

Grâce à leur expertise et à l’utilisation d’outils de pointe comme Doctolib, elles garantissent une organisation sans faille, minimisant ainsi le risque d’oublis ou de confusions qui peuvent conduire à des rendez-vous manqués.

• Prise de rendez-vous efficace : Les télésecrétaires sont disponibles pour répondre aux appels de vos patients, même en dehors des heures d’ouverture de votre cabinet. Elles peuvent ainsi gérer un volume d’appels plus important et s’assurer que chaque patient obtient un rendez-vous qui lui convient, réduisant ainsi la frustration et l’insatisfaction. Selon une étude récente, les cabinets médicaux qui utilisent un télésecrétariat constatent une augmentation de 20% du nombre de rendez-vous pris.
• Confirmations et rappels automatiques : Doctolib permet d’envoyer des confirmations et des rappels de rendez-vous par SMS ou par e-mail. Ces rappels, personnalisables et automatisés, réduisent considérablement le risque d’oublis et incitent les patients à confirmer ou à annuler leur rendez-vous à l’avance, permettant ainsi d’optimiser votre planning et de limiter les plages horaires non utilisées. Les statistiques montrent que l’envoi de rappels de rendez-vous peut réduire le taux de rendez-vous non honorés de 50%.
• Gestion des modifications et annulations : En cas de modification ou d’annulation, les télésecrétaires mettent à jour votre agenda en temps réel et peuvent même proposer de nouveaux créneaux aux patients concernés, assurant ainsi une flexibilité et une réactivité optimales. Cette gestion proactive des changements contribue à maintenir un planning bien rempli et à éviter les pertes de revenus liées aux rendez-vous non honorés.

2. Amélioration de l’expérience patient

Un télésecrétariat médical de qualité joue un rôle crucial dans l’amélioration de l’expérience de vos patients. Les télésecrétaires, véritables ambassadrices de votre cabinet, accueillent vos patients avec professionnalisme et courtoisie, répondent à leurs questions et les orientent vers les bons interlocuteurs.

Elles peuvent également gérer les demandes de renseignements, les prises de messages et les urgences, vous permettant ainsi de vous concentrer pleinement sur vos patients et de leur offrir une prise en charge optimale.

• Accueil personnalisé : Les télésecrétaires sont formées pour adapter leur communication aux besoins spécifiques de chaque patient. Elles peuvent ainsi rassurer les patients anxieux, répondre aux questions des patients étrangers ou gérer les demandes particulières des patients atteints de handicaps. Cette approche personnalisée renforce le sentiment d’être écouté et compris, contribuant ainsi à une expérience patient positive.
• Disponibilité accrue : Grâce au télésecrétariat, vos patients peuvent joindre votre cabinet plus facilement, même en dehors des heures d’ouverture habituelles. Cette disponibilité étendue renforce leur sentiment d’être pris en charge et améliore leur satisfaction globale. Une étude a montré que 70% des patients préfèrent pouvoir joindre leur médecin en dehors des heures d’ouverture.
• Réduction du temps d’attente : En gérant efficacement les appels et les demandes de renseignements, les télésecrétaires libèrent du temps précieux pour vous et votre équipe. Vous pouvez ainsi vous consacrer pleinement à vos patients, réduire leur temps d’attente et leur offrir une meilleure qualité de soins. Un accueil téléphonique rapide et efficace contribue également à réduire le stress et l’anxiété des patients.

3. Réduction des coûts et augmentation de la rentabilité

Opter pour un télésecrétariat médical externalisé représente une solution économiquement avantageuse par rapport à l’embauche d’une secrétaire médicale en interne. Vous évitez ainsi les coûts liés au recrutement, à la formation, aux salaires, aux congés payés et aux charges sociales. De plus, en diminuant le nombre de rendez-vous non honorés, vous optimisez votre temps, augmentez votre productivité et améliorez votre rentabilité.

• Flexibilité et adaptabilité : Vous pouvez ajuster le volume d’heures de télésecrétariat en fonction de vos besoins spécifiques, sans avoir à vous soucier des contraintes liées à un contrat de travail. Cette flexibilité vous permet de faire face aux fluctuations d’activité et d’optimiser vos dépenses.
• Gain de temps et d’efficacité : En déléguant la gestion de votre agenda et de vos appels à des professionnels expérimentés, vous libérez du temps précieux pour vous consacrer à votre cœur de métier : soigner vos patients. Vous gagnez ainsi en efficacité et en productivité, tout en réduisant votre niveau de stress.
• Augmentation du chiffre d’affaires : En réduisant le nombre de rendez-vous non honorés, vous optimisez votre planning et pouvez accueillir davantage de patients, ce qui se traduit par une augmentation de votre chiffre d’affaires. De plus, une meilleure gestion de votre agenda vous permet de mieux planifier vos journées et d’éviter les temps morts, améliorant ainsi votre rentabilité.

Même s’ils sont mignons, vaut mieux évitez les lapins !

Le télésecrétariat téléphonique, combiné à un système de gestion de rendez-vous en ligne tel que Doctolib, constitue une solution incontournable pour lutter efficacement contre les rendez-vous non honorés. En optimisant la gestion de vos rendez-vous, en améliorant l’expérience de vos patients et en réduisant vos coûts, vous gagnez en efficacité, en rentabilité et en sérénité.

N’hésitez plus à franchir le pas et à confier la gestion de votre agenda à des professionnels expérimentés pour vous concentrer sur l’essentiel : prendre soin de vos patients.