Prise de rendez-vous et gestion de votre agenda
Nous prenons, reportons et annulons les rendez-vous directement sur votre agenda, et nous rappelons vos patients par SMS ou e-mail.
En quoi consiste la gestion de votre agenda ?
Nous tenons votre agenda à jour : prise, report, annulation et visites à domicile.
Quand un patient appelle pour un rendez-vous, nous le fixons dans votre agenda, selon vos règles : motifs acceptés, durées de rendez-vous.
Nous prenons aussi en charge les reports, les annulations et les visites à domicile. Nous mettons à jour les coordonnées des patients quand elles changent.
Votre agenda reste le vôtre. Nous y travaillons directement. Pour les agendas concernés, voir le secrétariat sur Doctolib, Maiia et Weda.
Ce que vit votre patient quand il appelle
Il compose votre numéro habituel. Une télésecrétaire lui répond au nom de votre cabinet et applique vos consignes.
- 1
Il compose votre numéro
Rien ne change pour lui : votre ligne est renvoyée vers nous.
- 2« Cabinet du docteur…, bonjour ! »
On lui répond à votre nom
Avec le message d’accueil que vous avez choisi.
- 3
Rendez-vous ou message
Le rendez-vous est posé sur votre agenda, ou le message vous est transmis.
Comment limiter les rendez-vous manqués ?
Un rappel avant le rendez-vous et une liste d’attente pour les désistements.
Deux outils aident : les rappels et la liste d’attente.
Nous envoyons à vos patients un rappel par SMS ou par e-mail avant leur rendez-vous. Vous pouvez cibler certains patients, par exemple les nouveaux patients.
Si un patient se désiste, nous proposons la place à une personne en liste d’attente. La place n’est pas perdue.
Pour aller plus loin, lisez notre article sur comment éviter les rendez-vous non honorés.
Comment suivre ce qui a été fait ?
Chaque rendez-vous pris et chaque message transmis sont tracés.
Chaque rendez-vous pris et chaque message transmis sont tracés. Vous retrouvez l’historique des rendez-vous pris.
Vous recevez aussi la liste des appels reçus, avec la date, l’heure, la durée et le numéro de l’appelant.
Les appels qui ne portent pas sur un rendez-vous relèvent de la permanence téléphonique. Les deux services peuvent s’associer.
Pour quels cabinets ?
Aux cabinets qui prennent leurs rendez-vous par téléphone et veulent des séances sans interruption.
Tous les cabinets dont l’agenda se remplit au téléphone. Les métiers qui enchaînent les séances, comme les kinésithérapeutes, y gagnent des plages sans interruption.
Un cabinet dentaire y trouve aussi une réponse aux demandes de soins urgents, orientées selon ses consignes.
Pour une vue d’ensemble des services, voir la page télésecrétariat médical. Pour échanger sur votre agenda, contactez-nous.
Questions fréquentes
Sur quel agenda travaillez-vous ?
Sur le vôtre : Doctolib, Maiia ou Weda. Si vous n’avez pas d’agenda, nous vous en fournissons un.
Que se passe-t-il quand un patient se désiste ?
Nous tenons une liste d’attente. Si une place se libère, nous proposons le créneau à un autre patient.
Pouvez-vous gérer les visites à domicile ?
Oui, les visites à domicile se prennent comme les autres rendez-vous, avec les informations que vous nous demandez de recueillir.
Puis-je retrouver les rendez-vous pris pour mon cabinet ?
Oui. Chaque rendez-vous pris et chaque message transmis sont tracés.
Parlons de votre cabinet
Laissez vos coordonnées : un membre de l’équipe de Saint-Grégoire vous rappelle pour comprendre votre besoin.