Mettre en place votre télésecrétariat
Vous nous donnez vos consignes, vous renvoyez votre ligne vers le numéro qui vous est attribué, et nous décrochons à votre nom.
Comment démarre-t-on, étape par étape ?
Des consignes écrites, un renvoi de ligne vers votre numéro de transfert, la formation de l’équipe, puis les premiers appels.
- Vous nous remettez vos consignes. Message d’accueil, motifs de rendez-vous, questions à poser, appels urgents : c’est votre cahier des charges.
- Vous renvoyez votre ligne vers le numéro de transfert qui vous est attribué.
- L’équipe apprend vos consignes. Elle les connaît avant de répondre pour vous.
- Les premiers appels arrivent. Nous décrochons à votre nom.
Qu’y a-t-il dans le cahier des charges ?
Vos règles, mises par écrit : accueil, rendez-vous, messages, urgences.
C’est le document qui permet à une personne extérieure de répondre comme votre secrétaire. Il contient ce que nous disons, ce que nous demandons et ce que nous faisons.
Il précise le message d’accueil, les motifs de rendez-vous acceptés, les appels à vous passer et la conduite à tenir pour les urgences.
Plus il est précis, plus la réponse ressemble à votre pratique.
Si vous travaillez sur un agenda, voir comment nous travaillons sur votre agenda.
Ce que vit votre patient quand il appelle
Il compose votre numéro habituel. Une télésecrétaire lui répond au nom de votre cabinet et applique vos consignes.
- 1
Il compose votre numéro
Rien ne change pour lui : votre ligne est renvoyée vers nous.
- 2« Cabinet du docteur…, bonjour ! »
On lui répond à votre nom
Avec le message d’accueil que vous avez choisi.
- 3
Rendez-vous ou message
Le rendez-vous est posé sur votre agenda, ou le message vous est transmis.
Qui répond à vos patients ?
Des personnes formées avant leur premier appel, qui apprennent vos consignes avant de répondre pour vous.
Passerelle Bretagne a été créée en 2008 à Rennes. Nous sommes une dizaine de personnes à Saint-Grégoire. Certaines sont là depuis plus de dix ans.
Avant tout premier appel, chaque personne suit un parcours en quatre étapes : une rencontre avec le responsable formation, une formation technique aux outils par mises en situation, l’apprentissage des consignes de chaque cabinet, puis des premiers appels simples.
Les dossiers plus complexes viennent quand la personne est prête. La formation continue chaque année. Pour en savoir plus, voir qui nous sommes.
Que se passe-t-il une fois le service lancé ?
Vous renvoyez la ligne quand vous le souhaitez, et nous appliquons vos consignes.
Vous choisissez quand renvoyer la ligne.
Vous recevez les messages par e-mail ou par SMS. Chaque rendez-vous et chaque message sont tracés. Pour le service de base, voir la permanence téléphonique.
La foire aux questions répond aux questions les plus fréquentes. Pour choisir avec méthode, lisez comment choisir son télésecrétariat médical.
Pour une vue d’ensemble, voir le télésecrétariat médical. Pour démarrer, contactez-nous.
Les informations de vos patients restent protégées
Nous traitons les appels de vos patients avec la discrétion qu’exige un cabinet médical.
- Hébergement en FranceDonnées hébergées en France, chez OVHcloud à Gravelines.
- Enregistrements limitésBande sonore d’un appel fournie sur demande, effacement automatique au bout de 90 jours.
- TraçabilitéChaque rendez-vous pris et chaque message transmis sont tracés.
Questions fréquentes
Dois-je changer de numéro de téléphone ?
Non. Vos patients composent votre numéro habituel. Votre ligne est renvoyée vers un numéro de transfert qui vous est attribué.
Que dois-je préparer avant de commencer ?
Vos consignes : message d’accueil, motifs de rendez-vous, appels à vous passer, appels urgents et conduite à tenir.
Puis-je commencer avec quelques heures seulement ?
Oui. Vous pouvez renvoyer votre ligne à l’heure, à la demi-journée, à la journée, pendant les congés ou en continu.
Comment le prix est-il fixé ?
Il dépend des services choisis, des horaires et de la fréquence du renvoi, et de la complexité de votre cahier des charges.
Parlons de votre cabinet
Laissez vos coordonnées : un membre de l’équipe de Saint-Grégoire vous rappelle pour comprendre votre besoin.