Télésecrétariat médical dans le Finistère
De Brest à Quimper, votre ligne est renvoyée vers l’équipe de Saint-Grégoire. Un cabinet éloigné démarre comme un cabinet voisin.
Un secrétariat à distance pour les cabinets du Finistère
La distance avec Saint-Grégoire ne change rien : le renvoi de ligne fait arriver les appels de votre cabinet jusqu’à notre équipe.
Le Finistère est le département le plus à l’ouest de la région. Brest, Quimper et Morlaix sont loin de Saint-Grégoire, et c’est sans conséquence : tout se règle par téléphone et sur votre agenda.
Pour vos patients, rien ne change. Ils appellent votre numéro habituel, une personne décroche au nom du cabinet, et leur demande est traitée selon vos règles.
Comment démarre-t-on quand on est loin ?
Tout se prépare à distance, à partir de vos consignes, avant le premier appel traité.
Nous commençons par vos consignes : quels motifs de rendez-vous, quelles durées, que faire en cas d’urgence. L’équipe apprend ce cahier des charges, puis répond à vos appels.
Les opérateurs sont formés avant de décrocher : rencontre avec le responsable formation, formation aux outils, apprentissage des consignes des clients, puis premiers appels simples. Les dossiers plus complexes viennent ensuite, quand la personne est prête. Une formation continue a lieu chaque année.
Vous n’avez rien à enseigner de votre côté : vous donnez vos consignes, nous les apprenons. Le détail est sur la page mise en place du télésecrétariat.
Quels cabinets finistériens y trouvent leur compte ?
Médecins généralistes, dentistes, maisons de santé : chaque cabinet garde ses propres règles.
Un cabinet de médecine générale reçoit des appels toute la journée : certains concernent un rendez-vous, d’autres une ordonnance ou un résultat. Nous filtrons et transmettons ce qui doit l’être.
Un cabinet dentaire reçoit des demandes de rendez-vous et parfois une douleur qui ne peut pas attendre. Vous décidez à l’avance de ce que nous faisons dans ce cas.
Une maison de santé regroupe plusieurs praticiens aux règles différentes. L’accueil commun suit celles de chacun.
Que voyez-vous de ce qui s’est passé ?
Les rendez-vous et les messages sont consignés, et la liste des appels reste à votre disposition.
Chaque rendez-vous pris et chaque message transmis sont consignés. Vous recevez les messages par e-mail ou par SMS, et vous avez la liste des appels reçus.
Pour un cabinet éloigné, c’est ce qui permet de suivre l’activité sans être sur place.
Quelles professions pouvons-nous épauler dans le Finistère ?
Aux professionnels de santé : chaque spécialité a ses motifs de consultation et ses urgences.
Ils nous font confiance
Merci à vous tous car je n’ai eu que des compliments de la part des patients sur l’accueil téléphonique durant toutes ces années.
Je tenais à vous remercier pour le travail que vous faites. De nombreux patients me font de très bons retours de votre accueil téléphonique. Bien sûr tout est améliorable, mais pour la très grande majorité ils sont très satisfaits. Donc je le suis également. Merci à toute l’équipe.
Comme vous le savez, je suis maintenant à la retraite. Je tenais à vous remercier personnellement pour toutes ces années passées à vos côtés. Nos rapports étaient certes professionnels, mais basés sur la confiance et l’échange. Je vous remercie encore pour votre professionnalisme irréprochable et votre gentillesse. Il y a toujours eu une dimension humaine entre nous et cela me touchait. Je vous souhaite une belle continuation. Bien à vous.
Questions fréquentes
La mise en place se fait-elle sans déplacement ?
Oui. Nous travaillons à distance, par téléphone et sur votre agenda, et le renvoi de ligne ne demande aucune présence de notre part dans votre cabinet.
Pouvons-nous limiter le renvoi à certains créneaux ?
Oui. Le renvoi peut se faire à l’heure, à la demi-journée, à la journée, pendant les congés ou en continu.
Que devient un appel urgent ?
Il est transféré ou orienté selon vos consignes. En cas d’urgence vitale, le patient est invité à composer le 15.
Pour situer le Finistère parmi les autres territoires, consultez la zone couverte en Bretagne et en Loire-Atlantique ou le fonctionnement du télésecrétariat médical.
Parlons de votre cabinet
Laissez vos coordonnées : un membre de l’équipe de Saint-Grégoire vous rappelle pour comprendre votre besoin.