Remplacement de votre secrétaire et débordement d’appels
Votre secrétaire est en congé ou en arrêt, ou votre ligne déborde : renvoyez-la vers nous pour quelques heures ou plusieurs semaines.
En quoi consiste le remplacement de votre secrétaire ?
Nous répondons à vos patients pendant les congés ou l’arrêt de votre secrétaire.
Quand votre secrétaire est absente, nous prenons le relais. Vous renvoyez votre ligne vers notre équipe et nous répondons à vos patients à sa place.
L’absence peut être prévue, comme des congés, ou subie, comme un arrêt. Dans les deux cas, vous n’avez pas à chercher une remplaçante en urgence.
Nous appliquons vos consignes. Vous nous remettez vos consignes une fois, nous les appliquons à chaque absence.
Ce que vit votre patient quand il appelle
Il compose votre numéro habituel. Une télésecrétaire lui répond au nom de votre cabinet et applique vos consignes.
- 1
Il compose votre numéro
Rien ne change pour lui : votre ligne est renvoyée vers nous.
- 2« Cabinet du docteur…, bonjour ! »
On lui répond à votre nom
Avec le message d’accueil que vous avez choisi.
- 3
Rendez-vous ou message
Le rendez-vous est posé sur votre agenda, ou le message vous est transmis.
Que faire quand les appels s’accumulent ?
Vous renvoyez la ligne seulement aux heures où votre équipe est débordée.
Même avec une secrétaire présente, certaines heures sont trop chargées. Le débordement d’appels répond à ce cas précis.
Vous nous confiez les appels que votre équipe ne peut pas prendre. Nous les traitons selon vos consignes, puis vous transmettons un message si nécessaire.
Vous pouvez renvoyer la ligne à l’heure ou à la demi-journée, sur les plages qui vous posent problème. Le reste du temps, votre secrétaire garde la main.
Pour le principe des appels pris en charge, voir la permanence téléphonique médicale.
Et pour une maison de santé ou un cabinet de groupe ?
Un accueil commun à plusieurs praticiens garde une seule voix pendant une absence.
Dans une maison de santé, plusieurs praticiens partagent un accueil. Le remplacement permet de garder une réponse unique, avec les consignes de la structure.
Un cabinet de médecins généralistes à plusieurs associés y trouve la même solution. Nous pouvons aussi renforcer ponctuellement le secrétariat d’une CPTS.
Pour aller plus loin, lisez notre article sur le télésecrétariat pour une maison de santé.
Comment démarrer ?
Un numéro de transfert, vos consignes, puis un renvoi de ligne quand vous en avez besoin.
Vous n’avez pas à tout préparer avant la première absence. Vous nous remettez vos consignes, vous recevez un numéro de transfert, puis vous renvoyez votre ligne au moment voulu.
Les étapes sont décrites sur la page mettre en place votre télésecrétariat. Pour une vue d’ensemble, voir le télésecrétariat médical. Pour parler de votre situation, contactez-nous.
Questions fréquentes
Puis-je renvoyer ma ligne pour quelques heures seulement ?
Oui. Le renvoi peut se faire à l’heure, à la demi-journée, à la journée, pendant les congés ou en continu.
Et si l’absence est imprévue ?
Vous renvoyez votre ligne vers nous quand vous en avez besoin, puis vous la reprenez au retour de votre secrétaire.
Comment mes patients sont-ils informés ?
Ils appellent votre numéro habituel. Nous décrochons au nom du cabinet, avec le message d’accueil que vous avez choisi.
Une CPTS peut-elle faire appel à vous ?
Oui, nous pouvons renforcer ponctuellement le secrétariat d’une CPTS. Contactez-nous pour définir ce dont vous avez besoin.
Parlons de votre cabinet
Laissez vos coordonnées : un membre de l’équipe de Saint-Grégoire vous rappelle pour comprendre votre besoin.