Le télésecrétariat médical, comment ça marche ?
Votre ligne est renvoyée vers notre équipe, à Saint-Grégoire. Elle décroche au nom de votre cabinet et suit vos consignes.
Qu’est-ce qu’un télésecrétariat médical ?
C’est un secrétariat à distance qui décroche à votre place, avec vos mots et vos règles.
Un télésecrétariat médical est un secrétariat installé hors de votre cabinet. Il répond à vos patients à distance, à la place de votre secrétaire ou en complément.
Chez Passerelle Bretagne, l’équipe travaille depuis Saint-Grégoire. L’entreprise existe depuis 2008 et nous sommes une dizaine de personnes. Certaines sont là depuis plus de dix ans.
Vous n’installez rien dans votre cabinet. Vous nous indiquez ce que vous voulez que nous disions, ce que nous devons demander au patient et ce que nous devons vous transmettre.
Comment cela fonctionne-t-il, concrètement ?
Vous renvoyez votre ligne, nous décrochons à votre nom et nous appliquons vos consignes.
Le principe est le renvoi de ligne. Chaque cabinet reçoit un numéro de transfert qui lui est propre. Vous renvoyez votre ligne vers ce numéro quand vous le souhaitez.
Vous choisissez le rythme : à l’heure, à la demi-journée, à la journée, pendant les congés, ou en continu.
Vous nous remettez un cahier des charges : message d’accueil, motifs de rendez-vous, questions à poser, appels à vous passer, appels à orienter. L’équipe l’apprend avant de répondre pour vous.
Pour le détail des premières étapes, voir comment se passe la mise en place.
Ce que vit votre patient quand il appelle
Il compose votre numéro habituel. Une télésecrétaire lui répond au nom de votre cabinet et applique vos consignes.
- 1
Il compose votre numéro
Rien ne change pour lui : votre ligne est renvoyée vers nous.
- 2« Cabinet du docteur…, bonjour ! »
On lui répond à votre nom
Avec le message d’accueil que vous avez choisi.
- 3
Rendez-vous ou message
Le rendez-vous est posé sur votre agenda, ou le message vous est transmis.
Qu’est-ce qui est pris en charge ?
Les appels, les rendez-vous, les messages et le remplacement de votre secrétaire.
Vous choisissez les services dont vous avez besoin. Chacun a sa page.
- La permanence téléphonique médicale répond au nom du cabinet, filtre les appels et transmet les messages par e-mail ou SMS.
- La prise de rendez-vous et la gestion de l’agenda comprend la prise, le report, l’annulation, la liste d’attente et les rappels.
- Le secrétariat sur votre agenda Doctolib, Maiia ou Weda, ou sur un agenda que nous fournissons.
- Le remplacement de votre secrétaire pendant ses congés ou un arrêt, et le débordement d’appels.
Chaque rendez-vous pris et chaque message transmis sont tracés.
Nos services de télésecrétariat
Permanence téléphonique
Décroché au nom de votre cabinet, filtrage des appels, messages transmis par e-mail ou SMS, urgences orientées selon vos consignes.
Découvrir →Rendez-vous et agenda
Rendez-vous pris, reportés ou annulés sur votre agenda, liste d’attente en cas de désistement, rappels par SMS ou e-mail.
Découvrir →Doctolib, Maiia, Weda
Nous travaillons directement sur votre agenda Doctolib, Maiia ou Weda. Pas d’agenda ? Nous vous en fournissons un.
Découvrir →Remplacement et débordement
Congés, arrêt de votre secrétaire, journées trop chargées : renvoyez votre ligne à l’heure, à la demi-journée ou le temps des congés.
Découvrir →Mise en place
Les étapes pour démarrer : vos consignes, le renvoi de votre ligne vers notre équipe, puis les premiers appels décrochés à votre nom.
Découvrir →Pour quels cabinets ?
Médecins, dentistes, kinésithérapeutes, ostéopathes, podologues, maisons de santé : chaque métier a ses règles.
Notre activité historique, ce sont les professionnels de santé. Les besoins varient selon le métier : interruptions pendant les soins, durées de rendez-vous, urgences propres à chaque spécialité.
Un cabinet de médecine générale et une maison de santé n’attendent pas la même chose. Nous adaptons les consignes à chacun.
Nous travaillons à distance : la ligne est renvoyée, donc l’éloignement ne compte pas. Voir les cabinets que nous accompagnons en Bretagne.
À qui se destinent nos services ?
Aux professionnels de santé : chaque spécialité a ses motifs de consultation et ses urgences.
Les informations de vos patients restent protégées
Nous traitons les appels de vos patients avec la discrétion qu’exige un cabinet médical.
- Hébergement en FranceDonnées hébergées en France, chez OVHcloud à Gravelines.
- Enregistrements limitésBande sonore d’un appel fournie sur demande, effacement automatique au bout de 90 jours.
- TraçabilitéChaque rendez-vous pris et chaque message transmis sont tracés.
Comment le prix est calculé
Il dépend de ce que vous nous confiez, pas d’un forfait unique.
- les services choisis (filtrage, prise de rendez-vous, messagerie d’accueil) ;
- les horaires et la fréquence du renvoi ;
- la complexité de votre cahier des charges.
Comment savoir si c’est fait pour moi ?
Si le téléphone vous interrompt en consultation, posez-vous la question.
Si le téléphone vous interrompt en consultation, si votre secrétaire est absente ou si les appels s’accumulent aux heures chargées, un télésecrétariat peut aider.
Deux lectures vous aideront à décider : externaliser son secrétariat médical pour peser le pour et le contre, et choisir son télésecrétariat médical pour les questions à poser à un prestataire.
Questions fréquentes
Mes patients doivent-ils changer de numéro ?
Non. Ils composent votre numéro habituel. C’est votre ligne qui est renvoyée vers nous, à l’heure, à la demi-journée, à la journée, pendant vos congés ou en continu.
Puis-je garder mon agenda ?
Oui. Nous travaillons directement sur votre agenda Doctolib, Maiia ou Weda. Si vous n’avez pas d’agenda, nous vous en fournissons un.
Que devient un appel urgent ?
Il est transféré ou orienté selon les consignes que vous avez fixées. En cas d’urgence vitale, le patient est invité à composer le 15.
Qui forme les personnes qui répondent ?
Chaque personne suit un parcours de formation avant ses premiers appels : outils, consignes de chaque cabinet, puis dossiers de plus en plus complexes. La formation continue chaque année.
Parlons de votre cabinet
Laissez vos coordonnées : un membre de l’équipe de Saint-Grégoire vous rappelle pour comprendre votre besoin.