Externaliser son secrétariat médical : pour quels cabinets ?
Externaliser son secrétariat, c’est confier l’accueil téléphonique à une équipe extérieure. Cela ne convient pas à tous les cabinets, voici pour qui.
Qu’appelle-t-on externaliser son secrétariat ?
C’est faire décrocher le téléphone de votre cabinet par une équipe qui travaille ailleurs, selon vos règles.
Le principe est simple : vous renvoyez votre ligne vers un numéro attribué à votre cabinet. L’équipe décroche au nom de votre cabinet, filtre les appels, prend les messages, gère les rendez-vous. Vos patients ne changent pas de numéro.
Ce n’est pas un remplacement définitif de la secrétaire. Le renvoi peut durer une heure, une demi-journée, une journée, le temps des congés, ou être permanent. Vous choisissez ce que vous confiez, et quand.
Pour quels cabinets est-ce utile ?
Surtout pour ceux où le téléphone interrompt les soins, ou où personne n’est présent pour répondre.
Un praticien seul n’a souvent pas de secrétaire, ou une seule à temps partiel. Chaque appel arrive pendant une consultation, un geste technique ou une séance. Décrocher casse le rythme, ne pas décrocher fait perdre un patient.
Les professions de soins qui enchaînent les séances, comme l’ostéopathie, sont particulièrement concernées. Vous trouverez les repères propres à ce métier sur la page télésecrétariat pour ostéopathe.
Les cabinets qui emploient une secrétaire sont concernés aussi : à chaque congé, arrêt ou départ, la ligne se retrouve sans personne, et le recrutement d’une remplaçante prend du temps.
Quels problèmes cela résout-il ?
Les interruptions, les appels manqués en dehors des moments où vous êtes disponible, et la gestion des absences.
Vous restez concentré sur le patient que vous avez devant vous. Les appels ne s’arrêtent pas, mais ils ne passent plus par vous.
La ligne reste prise en charge quand vous êtes en visite, en formation ou en congé, sans que vous ayez à rediriger les patients vers un répondeur.
Les messages vous parviennent par e-mail ou SMS, triés selon vos consignes. Vous traitez ce qui est urgent d’abord, et le reste entre deux consultations. Les appels urgents sont orientés selon vos règles ; en cas d’urgence vitale, le patient est invité à composer le 15.
Les rendez-vous sont posés, reportés ou annulés directement sur votre agenda Doctolib, Maiia ou Weda. Si vous n’en avez pas, nous vous en fournissons un.
Quelles limites faut-il connaître ?
Un secrétariat à distance ne connaît pas votre cabinet par intuition : il lui faut des consignes claires.
Le résultat dépend du temps que vous consacrez au démarrage. Les motifs de rendez-vous, les durées, les cas urgents, les patients à ne pas oublier : tout doit être écrit. Une fois ce travail fait, il vous reste moins à gérer.
Il faut aussi accepter qu’un tiers prenne la voix du cabinet. Mieux vaut choisir un prestataire dont l’équipe est formée au domaine médical. Chez nous, chaque opérateur suit une formation en quatre étapes avant ses premiers appels, puis une formation continue chaque année.
Pensez aussi à prévenir vos patients habituels, si votre accueil change de voix. Une phrase sur votre site ou en salle d’attente suffit, et évite les surprises.
Enfin, le télésecrétariat ne remplace pas ce qui exige une présence physique : accueil dans la salle d’attente, encaissement, gestion des dossiers papier.
Comment le prix se compare-t-il à un salaire ?
Les deux ne se comparent pas ligne à ligne, car les services rendus ne sont pas les mêmes.
Un salarié couvre des tâches variées et des horaires fixes. Un télésecrétariat couvre la prise d’appels et les rendez-vous, sur les moments que vous choisissez. Selon votre fréquence de renvoi, l’un ou l’autre sera plus adapté.
Le prix de notre service dépend des services choisis, des horaires et de la fréquence du renvoi, et de la complexité de votre cahier des charges. Nous l’expliquons en détail sur la page prix du télésecrétariat.
Comment s’y prendre pour décider ?
Commencez par mesurer le problème, puis testez sur un moment précis avant d’élargir.
Notez pendant quelques semaines les interruptions, les appels manqués et les moments où personne ne répond. Cette liste dira si le problème est ponctuel (congés, pics) ou permanent.
Commencez ensuite par un périmètre réduit : une demi-journée de renvoi, ou la période des congés. Vous verrez comment vos consignes s’appliquent, ce qu’il faut ajuster, puis vous déciderez de la suite. Pour la vue d’ensemble, voyez notre page sur le télésecrétariat médical.
Ce que fait Passerelle Bretagne
Nous répondons à votre nom, selon vos consignes, quand vous décidez de nous confier la ligne.
- Un décroché au nom de votre cabinet, avec le message d’accueil de votre choix, un filtrage et des messages transmis par e-mail ou SMS.
- Des rendez-vous pris, reportés ou annulés sur votre agenda, avec une liste d’attente en cas de désistement.
- Un remplacement de votre secrétaire pendant ses congés ou un arrêt, et un débordement d’appels.
- Une entreprise créée en 2008 à Rennes, aujourd’hui installée à Saint-Grégoire, avec une équipe d’une dizaine de personnes.
Questions fréquentes
Externaliser veut-il dire renoncer à son secrétariat sur place ?
Pas forcément. Beaucoup de cabinets gardent une secrétaire sur place et renvoient leur ligne à certains moments, par exemple pendant les congés ou aux heures de pointe.
Mes patients verront-ils la différence ?
Ils composent votre numéro habituel et sont accueillis au nom de votre cabinet, avec le message d’accueil que vous avez choisi.
Comment savoir si cela me coûtera plus ou moins cher ?
Le prix dépend des services choisis, des horaires et de la fréquence du renvoi, et de la complexité de votre cahier des charges. Lisez notre page sur le calcul du prix pour comparer avec votre situation.
Parlons de votre cabinet
Laissez vos coordonnées : un membre de l’équipe de Saint-Grégoire vous rappelle pour comprendre votre besoin.